Datenschutzerklärung

1. Auf einen Blick

Diese Webanwendung zeigt Beschäftigten ihren Dienstplan, auf Wunsch auch die Dienste der Kolleg*innen, und exportiert Dienste in einen Kalender. Dafür verarbeiten wir die Namen und Dienste aus den hochgeladenen Dienstplänen sowie die Daten Ihres Benutzerkontos. Wir werten Ihr Verhalten nicht aus, zeigen keine Werbung und setzen keine Cookies von Dritten.

• Ihren eigenen Dienstplan sehen Sie immer. Andere sehen ihn und Ihren Namen in Besatzungen nur, wenn Sie dem Teilen zugestimmt haben.
• Kürzel mit Gesundheitsdaten (zum Beispiel krank oder Mutterschutz) sieht nur die betroffene Person selbst.
• Google erhält Daten nur, wenn Sie Ihren Google Kalender verbinden und Dienste dorthin exportieren.
• Alle Daten haben eine feste Speicherdauer (Abschnitt 9) und werden danach automatisch gelöscht.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Webanwendung ist:

Luca Marcel Peters
Egerstraße 37
24146 Kiel
E-Mail: contact@lmp.cloud
Telefon: 0431-65940997

Die Anwendung ist in Unternehmen und deren Abteilungen gegliedert. Hat ein Unternehmen mit uns einen Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag (Art. 28 DSGVO) geschlossen, ist dieses Unternehmen für die Daten seiner Abteilungen verantwortlich, und wir verarbeiten sie nur nach seinen Weisungen. Ihre Rechte können Sie dann auch gegenüber dem Unternehmen geltend machen. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an das Unternehmen weiter.

3. Hosting

Die Anwendung, ihre Datenbank und die Sicherungen liegen auf einem eigenen Server bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit STRATO besteht ein Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag. STRATO verarbeitet die Daten nur, um den Server zu betreiben, und hat keinen Zugriff auf die Inhalte der Anwendung.

4. Dienstpläne

Woher die Daten stammen

Personen mit der Rolle „Planung“ einer Abteilung laden die Dienstpläne ihrer Abteilung als Datei hoch. Übernommen werden die Namen der Beschäftigten und je Tag das Kürzel des Dienstes, außerdem der Zustand des Plans und der Zeitpunkt seines Exports. Die Datei selbst wird nicht gespeichert, nur eine Prüfsumme, an der ein erneutes Hochladen erkannt wird. Vor dem Übernehmen zeigt eine Vorschau den hochladenden Personen, was sich ändert; nicht übernommene Vorschauen werden nach 7 Tagen gelöscht.

Was gespeichert wird

• Name (mit dem Zeitraum, in dem er gilt), ob die Person eingeblendet ist und ob sie dem Teilen ihres Dienstplans zugestimmt hat
• je Tag das Kürzel des Dienstes, dazu Dienstzeiten, Wache und Bedeutung der Kürzel
• Diensttausche, die Sie für Ihre eigenen Dienste eintragen
• Hinweise auf Dienste, die ein neuer Dienstplan geändert hat, bis Sie sie bestätigen oder der Tag vorbei ist

Dienstpläne können Abwesenheiten enthalten, die Gesundheitsdaten sind (Art. 9 DSGVO), etwa krank oder Mutterschutz. Solche Kürzel sind für andere versteckt: Nur die betroffene Person sieht sie, alle anderen sehen an diesem Tag keinen Dienst. Nur in der Vorschau beim Hochladen sehen sie auch die Personen mit der Rolle „Planung“, denen die Datei ohnehin vorliegt.

Wer was sieht

Die Daten jedes Unternehmens und jeder Abteilung sind von den anderen getrennt. Innerhalb Ihrer Abteilung gilt:

• Ihren eigenen Dienstplan sehen Sie immer, auch Ihre Diensttausche. Diensttausche sieht nur, wer sie eingetragen hat.
• Haben Sie dem Teilen zugestimmt, sehen die anderen Mitglieder der Abteilung, die ebenfalls zugestimmt haben, Ihren Dienstplan und Ihren Namen in den Besatzungen und im Tagesplan. Ohne Zustimmung erscheinen Sie dort als „Anonym“, und Sie sehen auch die Dienstpläne der anderen nicht. Die Zustimmung gilt je Abteilung und lässt sich jederzeit widerrufen.
• Admins der Abteilung und Konten mit der Rolle „Alle Namen“ sehen die Namen aller Beschäftigten der Abteilung, auch ohne Zustimmung, damit sie die Dienstpläne verwalten können. In Exporte (Kalenderdatei, Google Kalender) gelangen auch bei ihnen nur die Namen derer, die zugestimmt haben.
• Beschäftigte ohne Benutzerkonto haben nicht zugestimmt. Ihre Namen sehen nur die Personen aus dem vorigen Punkt.

Rechtsgrundlage für die Darstellung Ihres eigenen Dienstplans ist die Nutzung der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für das Speichern der Dienstpläne aller Beschäftigten unser berechtigtes Interesse, den Beschäftigten ihren Dienstplan bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und für das Teilen mit Kolleg*innen Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Benutzerkonto

Für Ihr Konto speichern wir:

• Benutzername und Passwort, das Passwort nur als nicht umkehrbarer Hashwert
• Unternehmen, Abteilungen, Rollen und die Verknüpfung mit Ihrem Namen im Dienstplan
• Ihre Einstellungen (zum Beispiel Spalte „Wache“, Uhrzeiten im Export, zuletzt gewählte Abteilung) und Ihre Einwilligungen
• den Tag, an dem Sie zuletzt angemeldet waren, ohne Uhrzeit, damit ungenutzte Konten nach der Frist in Abschnitt 9 deaktiviert und gelöscht werden können; An- und Abmeldungen selbst werden nicht protokolliert

Änderungen in der Verwaltung (zum Beispiel an Dienstplänen, Konten, Rollen oder Kürzeln, auch Ihre Diensttausche) protokollieren wir mit Zeitpunkt und handelnder Person, damit sie nachvollziehbar bleiben. Das Protokoll sehen die Admins der Abteilung bzw. des Unternehmens. Seitenaufrufe werden nicht protokolliert.

Fehlermeldungen, die Sie über die Anwendung senden, speichern wir mit Ihrem Text, der betroffenen Seite und Ihrem Konto. Sie sieht nur der Betreiber der Plattform.

Rechtsgrundlage ist die Nutzung der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für das Protokoll und die Fehlermeldungen unser berechtigtes Interesse an einem nachvollziehbaren und fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Export in einen Kalender

Kalenderdatei (.ics)

Auf Ihren Wunsch erstellt die Anwendung eine Kalenderdatei mit den Diensten eines Monats: Kürzel, Zeiten, Wache mit Adresse und die Namen der Kolleg*innen, die dem Teilen zugestimmt haben. Die Datei wird nur an Ihren Browser gesendet und bei uns nicht gespeichert.

Google Kalender

Optional können Sie Ihre Dienste direkt in Ihren Google Kalender exportieren. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Verbindung entsteht erst, wenn Sie ihr in der Anwendung zustimmen und den Zugriff auf dem Zustimmungsbildschirm von Google erlauben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Anwendung fragt dabei zwei Berechtigungen an:

• Liste Ihrer Kalender (nur lesen): damit Sie den Kalender für den Export auswählen können. Die Liste wird nicht gespeichert, nur der zuletzt für einen Export gewählte Kalender.
• Termine in Ihren eigenen Kalendern: damit die Anwendung Dienste eintragen und die Dienste eines früheren Exports desselben Monats ersetzen oder entfernen kann. Diese Berechtigung würde technisch auch den Zugriff auf Ihre übrigen Termine erlauben. Die Anwendung fragt bei Google aber nur Termine ab, die sie selbst angelegt hat und an einer Kennung erkennt, und ändert oder löscht nur diese. Ihre übrigen Termine werden nicht an die Anwendung übertragen.

Gespeichert werden der Zugriffsschlüssel von Google und die Kennung des gewählten Kalenders. Google erhält die exportierten Dienste mit Zeiten, Wache und den Namen der Kolleg*innen, die dem Teilen zugestimmt haben. Exportierte Termine bleiben in Ihrem Kalender, bis Sie sie in der Anwendung oder bei Google entfernen.

Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO).

Die Nutzung von Informationen, die wir über Google-Schnittstellen erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Wir geben diese Daten nicht weiter und nutzen sie nicht für Werbung, Marktforschung oder Profile.

Sie können die Einwilligung jederzeit in der Anwendung widerrufen; dann löschen wir den Zugriffsschlüssel und die Kennung des Kalenders. Den Zugriff können Sie auch in Ihrem Google-Konto entziehen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

7. Server-Logs und Sicherheit

Vor der Anwendung steht auf unserem Server ein Proxy, der die verschlüsselten Verbindungen annimmt. Er schreibt bei jedem Aufruf ein Protokoll mit Zeitpunkt, IP-Adresse, aufgerufener Adresse, Methode, Statuscode, übertragener Datenmenge, der zuvor besuchten Seite (Referrer) und der Kennung Ihres Browsers, bei Fehlern auch die Fehlermeldung. Wir nutzen diese Protokolle nur, um Fehler und Angriffe zu erkennen, und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen. Sie werden nach höchstens 14 Tagen gelöscht. Die Anwendung selbst protokolliert keine Aufrufe.

Zum Schutz vor dem Ausprobieren von Passwörtern zählt die Anwendung Anmeldeversuche je IP-Adresse für eine Minute im Arbeitsspeicher; gespeichert wird dabei nichts.

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“ in der Adresszeile). Sicherungen der Datenbank werden verschlüsselt abgelegt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Cookies und Speicher im Browser

Die Anwendung setzt nur ein technisch notwendiges Cookie für die Anmeldung. Es enthält, wer angemeldet ist, die gewählte Abteilung und einen Schutz gegen gefälschte Formulare. Es wird beim Schließen des Browsers gelöscht, mit „Angemeldet bleiben“ nach zwei Wochen. Ohne Anmeldung wird es nur zum Schutz des Anmeldeformulars gesetzt. Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design speichert nur Ihr Browser. Cookies von Dritten, Analyse- und Werbedienste gibt es nicht.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Das Speichern ist unbedingt erforderlich, damit wir den von Ihnen gewünschten Dienst bereitstellen können. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

9. Speicherdauer

Die Anwendung löscht jede Nacht, was seine Frist überschritten hat:

Von einem gelöschten Konto bleibt nur ein Eintrag ohne Benutzername und Passwort, auf den das Protokoll verweist („Gelöschtes Konto“). Anfragen per E-Mail oder Telefon löschen wir, sobald sie erledigt sind, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

10. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f DSGVO), und geben sie nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, ihre Herkunft, Empfänger und Zweck (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt,
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Beruht eine Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für alle Anliegen genügt eine Nachricht an die Adresse in Abschnitt 2.